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Microsoft Office 2016 : les nouveautés pour les pro

Collaboration et sécurité renforcée au programme d’Office 2016

La dernière mouture de la célèbre suite bureautique de Microsoft sera disponible le 1er octobre pour les entreprises et la migration sera transparente pour les clients Office 365. Pour les autres, le téléchargement du logiciel se fera rapidement et l’administrateur pourra choisir si l’entreprise veut des mises à jour mensuelles ou à un rythme de 3 fois par an.

Pour séduire les entreprises, Office 2016 mise sur des fonctions avancées de collaboration avec des modules comme Groupe ou Planner. Le premier permet, au sein d’Outlook, d’inviter des personnes à travailler en groupe sur des documents au sein d’espaces de travail dédié. La seconde fonctionnalité cible la gestion des projets. Plusieurs collaborateurs peuvent intervenir ensemble sur un même document. Chaque modification apparaît sur l’écran des autres personnes collaborant sur le document. Skype et Bing sont intégrés à la solution. A noter qu’Outlook sera maintenant capable de prioriser les mails de manière contextuelle (urgent, pas urgent, etc) grâce à la fonctionnalité « pêle-mêle » qui aide à trier les messages en fonction du comportement de l’utilisateur.

Autre point important pour les entreprises : la sécurité. Au sein d’Office 2016, Microsoft a apporté des fonctionnalités de sécurité qui séduiront les entreprises comme le DLP (data loss prevention) pour éviter la fuite et le vol de données ou l’authentification multifacteur. Microsoft introduit, en parallèle, l’authentification multifacteur pour l’accès au réseau de l’entreprise depuis l’extérieur. Suivra, plus tard cette année, l’EDP (Enterprise Data Protection) pour éviter les partages malencontreux de documents hors du périmètre de l’entreprise.

Côté utilisateur, l’identification pourra se faire par reconnaissance biométrique grâce à Windows Hello. Ce dispositif met en oeuvre, dans Windows 10, les différentes technologies spécifiées dans la norme FIDO (Fast IDentity Online) portée par l’alliance du même nom.

La partie biométrie est prise en charge par l’UAF (Universal Authentication Framework), qui gère les capteurs d’empreintes digitales, ainsi que la reconnaissance faciale sur les appareils équipés d’un module de caméra 3D Intel RealSense.

Des privilèges pour Windows 10

La suite bureautique fonctionne sur les systèmes Windows 7 et 8.x, mais certaines fonctionnalités ne sont disponibles que sur Windows 10, dont les spécificités d’interface sont exploitées pour proposer un environnement orienté sur le travail collaboratif.

Plusieurs améliorations vont dans ce sens. En tête de liste, une fonction de co-authoring utilisable directement dans les applications natives de la suite, sans passer par les Office Web Apps, ni par SharePoint. En cours de développement pour Excel et PowerPoint, le système est opérationnel sur Word. Il permet l’édition d’un document en temps réel par plusieurs personnes.

Un bouton de partage fait son apparition dans Word, Excel et PowerPoint. Sa fonction : inviter d’autres personnes à collaborer sur des documents.
Office 2016 concrétise aussi l’intégration de Skype for Business, ainsi que des Office 365 Groups, qui permettent de créer des équipes privées ou publiques partageant une boîte de réception, un calendrier et du stockage dans le cloud pour les fichiers.

Tandis que le trombone Clippy tire sa révérence (il est remplacé par la fonction « Dites-nous ce que vous voulez faire », un petit nouveau fait son entrée. Son nom : Sway. Son usage : la création de présentations (les « Sways ») en agrégeant du contenu varié (vidéos, images, texte) depuis de multiples sources, essentiellement par glisser-déposer.

Une expérience unifiée PC – Tablette – Smartphone

Office 2016, c’est aussi une expérience unifiée des smartphones aux PC en passant par les tablettes. Microsoft met généreusement en avant la fonctionnalité Continuum, qui permet, dans l’absolu, de transformer un Windows Phone en véritable ordinateur de bureau si on lui associe un clavier, une souris et l’affichage adéquat.

Word, Excel, PowerPoint et OneNote pour Windows 10 ont fait l’objet d’optimisations spécifiques pour le mobile. On mentionnera ce « mode lecture » qui adapte les traitements de texte à la taille de l’écran ; ces graphiques Excel là aussi adaptés aux petits écrans ; ou encore cette vue Présentateur pour contrôler les détails d’une présentation PowerPoint sur tablette sans que l’auditoire s’en aperçoive sur l’écran de présentation.

La version gratuite d’Office Mobile permet la visualisation de documents sur les écrans de 10,1 pouces ou plus. Pour les tailles inférieures, quelques fonctions d’édition de base sont disponibles. Il faudra patienter quelques semaines pour un lancement sur les appareils mobiles Windows Phone.

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